Si nous nous en référons à notre expérience, nous pouvons dire que l'échange de documents sans voyage ne revient pas cher. Le développement des nouvelles techniques d’information et de la communication – à condition qu’on dispose des équipements nécessaires et qu’ils soient compatibles entre eux ! – et les possibilités de communication à distance qu’elles offrent constituent un élargisssement important des options à coût modéré. On peut s’en sortir avec un petit budget de fonctionnement pour le matériel, y compris ce qu'on considère d'ordinaire comme les frais " minimes ", selon la nature des documents réalisés et les techniques auxquelles on fait appel (photo, diapo, vidéo, collage par exemple) et le mode d’expédition choisi : courrier traditionnel avec des options éventuellement originales (cf. le projet Martigues-Berlin ou Hochfelden-Niederroden), télécopie (cf. Elèves sans frontières...) ou courrier électronique (courriel *, Internet *) . Il faut y ajouter, si certaines difficultés interviennent en cours de projet, des frais de téléphone. Pour ce qui est de ce type de dépenses, les établissements scolaires les prennent en charge en tout ou en partie au titre des acquisitions de matériels renouvelables.

Il serait bon et justifié de façon générale que la pédagogie de l’échange et de la rencontre en tant qu’action pédagogique de plein droit bénéficie au sein de l’établissement scolaire d’une ligne budgétaire identifiable, ce qui constituerait une forme de reconnaissance officielle. Trop souvent on a en effet affaire à un " bricolage " financier qui dilue l’importance de ce travail où seules risqueraient de compter l’inventivité et la débrouillardise de personnes toutes occupées par la collecte des fonds.

Le gros problème concerne bien entendu les déplacements de personnes, des enseignants et des responsables des projets pour la préparation, la coordination et l’évaluation et des élèves, dès lors qu’on envisage des séjours ou des rencontres en tiers-lieu. Qu'en est-il cependant dès lors que l'on ne bénéficie pas d'un tel appui financier global portant sur l’ensemble du projet ?

Pour ce qui est de la prise en charge des frais occasionnés par les rencontres d'enseignants, la question est plus difficile. Si les établissements appartiennent à des villes jumelées, il existe des subventions prévues dans ce cadre (cf. brochure). L'Office franco-allemand (OFAJ) pour la jeunesse peut également subventionner, au-delà du cadre habituel, les projets de rencontre en tiers-lieu ou qui présente un caractère expérimental. Les projets européens, en particulier Comenius, tiennent compte de ce besoin de construire un projet en permettant aux enseignants des visites préparatoires.